4. Anlage des Notfalldatensatzes (NFD) – Schritt für Schritt

Die Anlage des Notfalldatensatzes (NFD) und des Datensatzes Persönliche Erklärung (DPE) ist für den Patienten freiwillig. Voraussetzung für diese „Verarbeitung“ der medizinischen Daten sind eine vorherige Aufklärung und schriftliche Einwilligung. Hinweise zum Anlegen eines DPE finden Sie unter 8. Anlegen des DPE .

Der typische Prozess zur Anlage gliedert sich in die folgenden Schritte. Die Schritte 1 bis 3 sind nicht zwingend vorgeschrieben und können unterschiedlich gehandhabt werden. Die Schritte 4 bis 7 sind verpflichtend vorgeschrieben.

Erläuterung der Schritte zur Anlage eines NFD 

Die folgende Anleitung erklärt, wie ein Notfalldatensatz (NFD) in sieben Schritten angelegt wird. Als wichtige weiterführende Quelle dient die Dokumentation des Praxisverwaltungs- oder Krankenhausinformationssystems (PVS/KIS).

Schritt 1: schriftliche Information des Patienten

Um den Patienten über die wichtigsten Fakten zu informieren, stehen der Patientenflyer „Im Notfall hilfreich – Ihre Notfalldaten“ und die Einwilligungserklärung zur Verfügung.

Schritt 2: mündliche Information des Patienten und vorbereitende Anlage eines NFD 

Medizinisches Fachpersonal kann in Absprache mit dem verantwortlichen Arzt geeignete Patienten ansprechen, auf den NFD aufmerksam machen und darüber informieren. Wenn ein Patient gegenüber dem Praxis- oder dem Krankenpflegepersonal ein klares Interesse signalisiert hat, kann das Fachpersonal einen NFD im PVS oder KIS vorbereiten.

Schritt 3: ärztliches Gespräch

Im ärztlichen Gespräch sollte geklärt werden,

  • ob der Patient sich ausreichend informiert fühlt und die Anlage des NFD wünscht und 
  • ob dem Arzt alle notfallrelevanten Informationen zum Patienten vorliegen (ggf. sind diese durch anamnestische Angaben zu ergänzen).

Das Gespräch sollte ärztlich dokumentiert werden.

Schritt 4: schriftliche Einwilligung durch den Patienten

Der Patient muss seine Einwilligung gegenüber dem anlegenden Arzt immer schriftlich mithilfe der Einwilligungserklärung abgeben.

Der Arzt muss die unterschriebene schriftliche Einwilligungserklärung in der Karteikarte bzw. Patientenakte aufbewahren. Im NFD selbst wird dokumentiert, welcher Arzt die schriftliche Einwilligungserklärung aufbewahrt.

Nach erfolgter Einwilligung soll der NFD vom Arzt zeitnah angelegt werden.

Schritt 5: Anlage des NFD

Der NFD wird immer mit Unterstützung von Software (Praxisverwaltungssystem [PVS] oder Krankenhausinformationssystem [KIS]) angelegt. Hierzu sind die Hinweise und Dokumentation (z. B. Handbuch) des Herstellers zu beachten. Detaillierte inhaltliche Hinweise zum Ausfüllen des NFD finden sich auch unter 6. Ausfüllen des Notfalldatensatzes (NFD) – Überblick und Beispiele.

Schritt 6: Speichern des NFD

Eine Kopie des NFD wird immer in der elektronischen Dokumentation des Arztes (PVS/KIS) gespeichert. Im Projekt NFDM-Sprint wird der NFD nicht auf der eGK des Patienten gespeichert, es erfolgt aber zusätzlich eine Speicherung innerhalb des PVS/ KIS in einer Form, die den Export der Daten in pseudonymisierter Form ermöglicht. Diese Daten stehen damit zu Forschungszwecken zur Verfügung. Die Einwilligungserklärung des Patienten für NFDM-Sprint berücksichtigt den Datenexport.

(Nähere Informationen hierzu finden sich auch unter 3. Erprobung

Schritt 7: Aushändigen von Dokumenten an den Patienten

Nach Anlage des NFD sollten dem Patienten folgende Dokumente ausgehändigt werden:

  1. Einwilligungserklärung (Kopie oder leeres Formular)
  2. Patientenflyer „Im Notfall hilfreich – Ihre Notfalldaten“
  3. Papierausdruck des NFD mit Praxisstempel und Unterschrift des Arztes
    Patienten, die an der Befragung teilnehmen, erhalten zusätzlich einen
  4. Umschlag zur Patientenbefragung.

Zusammenfassung: Schritte zum Anlegen des NFD

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